Reflexionsleitfaden

Dieser Leitfaden begleitet die drei Übungsblöcke in Stufe 3. Er beschreibt den Zweck der Reflexion, das wiederkehrende Raster entlang der neun Rubrik-Dimensionen, das Fading des Mentor-Gerüsts über die drei Blöcke hinweg und die Dokumentation im Reflexionsprotokoll. Er ergänzt die drei Übungsblöcke und steht am Ende der Stufe, bevor das Capstone in Stufe 4 beginnt.

Zweck der Reflexion

Die Stufe 3 verlagert das Lernen aus dem Trockenraum in die eigene Verwaltungspraxis. Erhebungen geschehen an realen Vorgängen, mit echten Beteiligten und unter Zeitdruck. Was im Gespräch und am Modell sichtbar wird, muss für die nächste Erhebung verfügbar bleiben. Ohne schriftliche Reflexion verpuffen die Beobachtungen des KI-Mentors.

Im Modell der Cognitive Apprenticeship gehört Reflexion zur Phase des Scaffolding. Das Gerüst, das der Mentor während der Erhebung trägt, wird in der Reflexion verankert. Die Lernenden verbinden die Beobachtung am konkreten Fall mit der abstrakten Regel. Aus Erfahrung wird Wissen.

Drei Funktionen greifen ineinander. Erstens stabilisiert die Reflexion das Gelernte, indem sie Wahrnehmung, Regel und nächstes Verhalten in eigenen Worten verbindet. Zweitens macht sie Fortschritt sichtbar, weil über die drei Blöcke hinweg dieselben Leitfragen wiederkehren. Drittens bereitet sie das Capstone vor, in dem die Lernenden ohne Mentor arbeiten.

Reflexionsraster entlang der neun Rubrik-Dimensionen

Das Raster greift die neun Dimensionen in derselben Reihenfolge auf. Pro Dimension stehen zwei Leitfragen. Die erste fragt nach dem Beobachteten, die zweite nach der Regel und der Übertragung. Die Lernenden beantworten die Leitfragen in freier Form, je drei bis fünf Sätze pro Frage.

Dimension 1 Vorbereitung. Was hat die schriftliche Vorbereitung im Gespräch konkret entlastet, und was hättest du beim nächsten Mal früher festgelegt. Welche Information hast du vor dem Termin vermisst und aus dem Gespräch nachträglich gezogen.

Dimension 2 Gesprächsführung. Welche Frage hat die befragte Person öffnen lassen, und welche Frage hat sie gebremst. An welcher Stelle hast du paraphrasiert, und an welcher Stelle hast du eine Antwort übernommen, ohne sie zu prüfen.

Dimension 3 Vollständigkeit der fünf Themenfelder. Welches der fünf Themenfelder Anlass, Kontext, Ablauf, Beteiligte, Engpässe hast du im Gespräch zuerst gefüllt, welches zuletzt. Welches Feld hast du nur gestreift, und woran lag das.

Dimension 4 Modellqualität BPMN 2.0. Welche Stelle im BPMN-2.0-Diagramm war am schwierigsten zu benennen, und woran lag das. Welche Notationsregel hast du anwenden können, welche ist dir noch unsicher.

Dimension 5 Ausnahmen und Schnittstellen. Welche Ausnahme oder Schnittstelle hast du zuerst übersehen, und welche Frage hat den Hinweis gebracht. Wie hast du Ausnahmen und Schnittstellen im Modell sichtbar gemacht, und wo blieben sie implizit.

Dimension 6 kritischer KI-Umgang. An welcher Stelle hast du einen Vorschlag der Prozessmaschine oder des Mentors übernommen, und an welcher Stelle hast du ihn verworfen. Wie hast du begründet, dass du die Verantwortung für Inhalt und Form behältst.

Dimension 7 Ist-Analyse und KI-Potenzial. Welcher Engpass, welche Doppelarbeit oder welcher Medienbruch ist dir in der Erhebung aufgefallen. Welcher KI-Einsatzpunkt würde an dieser Stelle helfen, und welcher Schritt eignet sich ausdrücklich nicht für KI-Unterstützung.

Dimension 8 Dokumentation und Übergabe. Welche Information in deiner Dokumentation ist übergabefähig, welche nicht. Welche Annahme und welcher offene Punkt müssten für eine Übergabe an die Prozessmaschine ergänzt werden.

Dimension 9 Datenschutz und Neutralität. Welche personenbezogene Information Dritter ist in deinen Notizen aufgetaucht, und wie hast du sie entfernt oder pseudonymisiert. Welche wertende Aussage über eine Person, eine Stelle oder ein Verfahren ist dir aufgefallen, und wie hast du sie überarbeitet.

Fading-Logik über die drei Übungsblöcke

Die Begleitung durch den KI-Mentor folgt dem Fading-Prinzip. Das Gerüst wird über die drei Blöcke hinweg planmäßig zurückgenommen. Die Reflexion richtet sich an der jeweils verbliebenen Gerüststärke aus.

Block 1, Routinevorgang. Der Mentor trägt ein starkes Gerüst. Er gibt an fünf festgelegten Stellen Rückmeldung, prüft jede Etappe an einer Rubrik-Dimension und fordert fehlende Stücke aktiv an. Die Lernenden reflektieren im Anschluss anhand des vollen Rasters aus dem vorherigen Abschnitt und nehmen dabei auf die Mentor-Hinweise Bezug. Die Reflexion dokumentiert, welcher Hinweis an welcher Etappe geholfen hat und welcher Hinweis abstrakt geblieben ist.

Block 2, verzweigter Vorgang. Das Gerüst wird teilweise zurückgenommen. Der Mentor greift nur an vier Schlüsselstellen ein, eine zweite Rückmeldung zur selben Stelle gibt es nur auf Anfrage. Die Lernenden übernehmen Vorbereitung, Gesprächsführung und Verdichtung der Notizen selbst. In der Reflexion beschreiben sie zusätzlich, an welcher Stelle sie das schwindende Gerüst vermisst haben und wie sie die Lücke geschlossen haben.

Block 3, Echterhebung im eigenen Amt. Das Gerüst ist punktuell. Der Mentor liefert nur auf ausdrückliche Anfrage eine kurze Rückmeldung. Die Verantwortung für Erhebung, Modellierung, Analyse und Dokumentation liegt vollständig bei den Lernenden. Die Reflexion gleicht einer Selbstbewertung anhand des Rasters aus dem vorherigen Abschnitt. Sie benennt das erreichte Niveau pro Dimension, schätzt die Lücke zur nächsten Stufe ein und legt fest, welche Vorbereitung für das Capstone in Stufe 4 nötig ist.

Wer in Block 1 in einer Dimension das solide Niveau verfehlt, trägt die Hebelstelle als ausdrückliche Aufgabe in Block 2 mit. Wer in Block 2 noch stark auf Mentor-Hinweise angewiesen ist, plant in Block 3 eine zusätzliche Trockenerhebung, um das Gerüst weiter abzubauen.

Reflexionsprotokoll

Das Reflexionsprotokoll ist die eingereichte Form der Reflexion. Es besteht aus vier Bausteinen, die für jeden der drei Übungsblöcke identisch ausgefüllt werden.

Baustein A, Kontext. Eine knappe Beschreibung des erhobenen Vorgangs, des Amts, der beteiligten Stellen, des Datums und der ungefähren Dauer. Der Umfang liegt bei fünf bis zehn Sätzen.

Baustein B, Antworten auf das Raster. Die Antworten zu den neun Dimensionen aus dem Reflexionsraster. Jede Antwort umfasst drei bis fünf Sätze. Pro Block ergibt sich etwa eine Seite.

Baustein C, Fading-Bewertung. Eine Selbsteinschätzung, wie viel Unterstützung durch den Mentor in diesem Block nötig war, und an welcher Stelle die Lernenden die Verantwortung vollständig übernommen haben. Der Umfang liegt bei drei Sätzen.

Baustein D, Hebelstellen für den nächsten Block. Drei bis fünf konkrete Vorsätze, die in den nächsten Block mitgenommen werden. Die Vorsätze beziehen sich auf die Rubrik-Dimensionen, in denen die Mindestschwelle noch nicht stabil erreicht wird.

Das Protokoll wird im eigenen Amt geführt und am Ende von Stufe 3 zusammen mit den drei Übungsblöcken eingereicht. Es ist Teil des Capstone-Dossiers und dient als Grundlage für das Übergabegespräch in Stufe 4. Die Personalentwicklung der entsendenden Stelle oder der Prozess-Führerschein legt fest, ob das Protokoll in deutscher Verwaltungssprache oder in der Amtssprache des jeweiligen Bereichs verfasst wird. Echte Umlaute sind im Fließtext erwünscht, eine ASCII-Transliteration wird nicht verwendet.