In Stufe 1 haben Sie gelernt, was KI ist, wo ihre Grenzen liegen und wie ein erster Prompt funktioniert. Bevor Sie in Stufe 2 tiefer in die tägliche Anwendung einsteigen, lohnt sich ein kurzer Schritt: Sie richten einmalig ein persönliches KI-Profil ein. Danach muss die KI nicht jedes Mal neu erraten, für wen sie schreibt und in welchem Ton.
Dieses Modul erklärt, warum sich dieser Schritt lohnt, was ein „Tone of Voice" ist und wie Ihre Eingaben dabei geschützt bleiben. Am Ende richten Sie Ihr eigenes Profil in einem kostenlosen Werkzeug ein — das dauert etwa drei Minuten.
Eine KI weiß von sich aus nicht, wer Sie sind. Sie kennt nicht Ihre Behörde, nicht Ihr Fachgebiet und nicht den Ton, den ein amtliches Schreiben verlangt. Ohne Vorgaben rät sie — und greift dann oft daneben: zu locker, zu werblich oder im steifen Behördendeutsch, das niemand gern liest.
Ein KI-Profil ist eine kleine, einmalige Voreinstellung: einige Sätze darüber, wer Sie sind, wie Ihre Texte klingen sollen und was die KI beachten muss. Sie legen es einmal fest und setzen es danach in jedes KI-Werkzeug ein — ob ChatGPT, Claude oder Gemini.
Die Qualität der Ausgabe hängt von der Qualität der Vorgaben ab. Ein eingestelltes Profil liefert treffsichere statt beliebiger Ergebnisse, verringert die Nacharbeit und schont Ressourcen.
Deshalb steht das Einrichten Ihres Profils vor allem anderen. Es ist kein zusätzliches Werkzeug, sondern die Grundlage, auf der alle weiteren Werkzeuge besser arbeiten.
„Tone of Voice" — wörtlich „Tonfall" — beschreibt, wie ein Text klingt, nicht was er sagt. Dieselbe Information lässt sich knapp und sachlich oder umständlich und gestelzt formulieren. Für die Verwaltung ist der Ton kein Geschmacksthema, sondern eine Vorgabe.
Die Geschäftsordnung der Berliner Verwaltung (GGO I, § 43) verlangt eine knappe, klare und verständliche Sprache — ausdrücklich ohne steifen Nominalstil und ohne Modewörter. Genau diesen Ton stellen Sie in Ihrem Profil ein, damit die KI ihn von selbst trifft.
„Im Hinblick auf die Inanspruchnahme der beantragten Leistung wird um Beibringung der erforderlichen Unterlagen ersucht." — Korrekt, aber gestelzt.
„Bitte reichen Sie die fehlenden Unterlagen nach, damit wir Ihren Antrag bearbeiten können." — Dieselbe Aussage, klar und lesbar.
Sie müssen diesen Ton nicht bei jedem Prompt neu beschreiben. Sie legen ihn einmal im Profil fest, und die KI hält ihn danach ein.
Ein berechtigter Einwand lautet: „Gebe ich beim Einrichten eines Profils nicht persönliche Angaben preis?" Bei der Profilmaschine ist die Antwort klar: Ihre Eingaben bleiben im Browser. Nichts wird hochgeladen, nichts auf einem Server gespeichert. Das Profil gehört Ihnen — Sie können es als Datei sichern und selbst entscheiden, wo Sie es einsetzen.
Wenn Sie Ihr Profil später in einem KI-Werkzeug einsetzen, gilt weiterhin die Regel aus Stufe 1: keine echten Namen, Adressen oder Aktenzeichen in Prompts. Das Profil beschreibt Ihre Rolle und Ihren Ton — nicht konkrete Fälle. Was eine KI verarbeiten darf, richtet sich nach den Vorgaben Ihrer Behörde.
Ein Profil einzurichten ist datensparsam: Es bleibt lokal in Ihrem Browser. Erst wenn Sie es bewusst in ein KI-Werkzeug einsetzen, verlässt es Ihren Rechner — und auch dann nur die Ton-Vorgaben, keine Fallakten.
Niemand muss ein KI-Profil „perfekt" einrichten. Sie beantworten ein paar kurze Fragen, jede Antwort lässt sich jederzeit ändern, und im Zweifel passt die Voreinstellung. Sie können an jeder Stelle aufhören — Beantwortetes geht nicht verloren.
Wer KI bisher gemieden hat, weil sie unberechenbar wirkte, hat mit einem Profil einen verlässlichen, wiederholbaren Ausgangspunkt. Sie geben den Rahmen vor — die KI arbeitet innerhalb dieser Vorgaben.
Jetzt sind Sie dran. Die Profilmaschine führt Sie in rund drei Minuten durch den Aufbau Ihres Tone of Voice. Sie beantworten wenige Fragen und erhalten am Ende einen fertigen Text, den Sie in ChatGPT, Claude oder Gemini einsetzen können — mit Anleitung, wo genau er hingehört.
Stellen Sie einmalig ein, wie KI für Sie schreiben soll. Ihre Eingaben bleiben im Browser — Aufwand rund drei Minuten.
Sie erhalten am Ende einen kurzen Profiltext. Die Profilmaschine zeigt Ihnen für jeden großen Anbieter, wo Sie ihn ablegen — etwa in den „Custom Instructions" von ChatGPT oder im Claude-Profil. Einmal hinterlegt, gilt Ihr Ton für jede neue Unterhaltung, ohne dass Sie ihn wiederholen müssen.
Wie nutzen Sie KI in Ihrer Behörde zu diesem Thema? Teilen Sie Erfahrungen, stellen Sie Fragen — anonym oder mit E-Mail. Kommentare liegen auf eigenen Servern (DSGVO-konform).