Urlaubsmaschine, Betriebsanleitung
Fassung 2026.10.22

Schnellstart

1. Entpacken Sie das ZIP in einen Ordner, auf den nur die zuständigen Personen zugreifen.
2. Klären Sie die Punkte im Abschnitt „Vor dem Einsatz im eigenen Haus“.
3. Öffnen Sie urlaubsmaschine-vorlage.xlsx in Excel. Das erste Blatt „Anleitung“ erklärt jede Spalte.
4. Füllen Sie die Blätter Organisation, Mitarbeitende und Abwesenheiten in dieser Reihenfolge aus.
5. Öffnen Sie urlaubsmaschine.html mit einem Doppelklick.
6. Wählen Sie den Reiter „Daten“ und dort „Excel laden“. Fehler meldet die App mit Blatt, Zeile und Spalte.
7. Speichern Sie nach jeder Arbeitssitzung mit „Excel speichern“. Diese Datei ist Ihre Sicherung.


Die Urlaubsmaschine ist eine einzelne HTML-Datei. Sie läuft in einem aktuellen Browser (Edge, Chrome, Firefox oder Safari) ohne Installation und ohne Internetverbindung. Daten kommen aus einer Excel-Tabelle, die Sie selbst pflegen.

Inhalt des Pakets

  urlaubsmaschine.html             die App
  urlaubsmaschine-vorlage.xlsx     leere Excel-Vorlage mit Erklärung jeder Spalte
  urlaubsmaschine-beispiel.xlsx    Beispieltabelle einer erfundenen Musterbehörde
  BETRIEBSANLEITUNG.txt            diese Anleitung
  LIZENZ-EUPL-1.2.txt              Lizenztext der App, EUPL v. 1.2, amtliche deutsche Fassung
  lizenzen/                        Lizenztexte der eingebetteten Schriften und Herkunftsnachweise
  SHA256SUMS                       Prüfsummen aller Dateien


Installation auf einem einzelnen Rechner

Entpacken Sie das ZIP in einen Ordner, auf den nur die zuständigen Personen zugreifen. Öffnen Sie urlaubsmaschine.html mit einem Doppelklick. Der Browser zeigt die App, eine Internetverbindung braucht sie nicht.


Installation im Intranet

Legen Sie urlaubsmaschine.html auf einen Webserver Ihres Hauses, auch in einen Unterordner, etwa /intranet/urlaub/urlaubsmaschine.html. Die Datei lädt nichts nach, ein Server ohne weitere Einstellungen reicht. Der Browser speichert Eingaben getrennt je Adresse. Wer die App unter einer anderen Adresse öffnet, sieht dort einen eigenen Stand.


Prüfsummen

Mit der Datei SHA256SUMS prüfen Sie, ob das Paket unverändert angekommen ist. Unter Windows: certutil -hashfile urlaubsmaschine.html SHA256. Unter macOS und Linux: shasum -a 256 -c SHA256SUMS im entpackten Ordner.


Betrieb

Öffnen Sie die App, wechseln Sie zum Reiter „Daten“ und laden Sie Ihre ausgefüllte Excel-Tabelle. Die Urlaubsmaschine prüft jede Zeile. Findet sie Fehler, nennt sie Blatt, Zeile, Spalte und was zu tun ist, und lädt nichts. Nach dem Laden gibt es vier Reiter. Unter „Ich beantrage“ stellen Beschäftigte Anträge, unter „Ich genehmige“ entscheidet die vorgesetzte Person, unter „Ich plane“ sieht die Planung Engpässe je Referat ohne Namen. Die Rollen sind Ansichten. Die App kennt keine Anmeldung und schützt keine Rolle vor einer anderen.


Datensicherung

Die Urlaubsmaschine hält den Arbeitsstand im Speicher des Browsers auf diesem Gerät. Dieser Speicher ist keine Sicherung. Er geht verloren, wenn jemand die Browserdaten löscht, und er ist auf einem anderen Gerät nicht da. Speichern Sie deshalb nach jeder Arbeitssitzung über „Daten“ und „Excel speichern“ und legen Sie die Datei auf einem gesicherten Laufwerk ab. Diese Excel-Datei ist Ihre Sicherung, mit ihr stellen Sie jeden Stand wieder her.


Aktualisierung

Eine neue Fassung ersetzt nur urlaubsmaschine.html. Speichern Sie vorher Ihren Stand als Excel-Datei, tauschen Sie die Datei aus und laden Sie die Excel-Datei wieder. Tabellen aus älteren Fassungen liest die Urlaubsmaschine weiter ein und meldet, wo sie Werte umgestellt hat.


Was die App speichert und sendet

Die App rechnet nur in Ihrem Browser, speichert nur lokal im Browser-Speicher und in Ihren eigenen Excel-Dateien und sendet keine Daten, auch keine Nutzungsdaten, an Server.


Protokolle auf einem Webserver

Legen Sie die App auf einen Webserver, schreibt der Server in der Regel ein Zugriffsprotokoll mit Uhrzeit, Adresse des Rechners und abgerufener Datei. Das ist keine Funktion der App und enthält keine Eingaben aus der App, es zeigt aber, wer die Seite wann geöffnet hat. Klären Sie mit dem Betrieb des Servers, ob und wie lange diese Protokolle gespeichert werden.


Unverschlüsselte Daten

Der Browser-Speicher und die Excel-Dateien sind nicht verschlüsselt. Auf einem Rechner, den mehrere Personen nutzen, sieht jede Person mit Zugang zum Benutzerkonto den Stand im Browser. Nutzen Sie die App deshalb unter einem persönlichen Benutzerkonto und legen Sie die Excel-Dateien nur in Ordnern ab, auf die allein die zuständigen Personen zugreifen.


Browser-Speicher bei Doppelklick

Chromium-Browser wie Edge und Chrome nutzen für alle Dateien, die per Doppelklick geöffnet werden, denselben Browser-Speicher. Eine andere HTML-Datei auf demselben Rechner kann den Stand der Urlaubsmaschine dann lesen und verändern. Die Urlaubsmaschine prüft gespeicherte Daten beim Start und lehnt alles ab, was nicht den Regeln einer gültigen Tabelle folgt. Lesen kann fremder Code den Stand trotzdem. Betreiben Sie die App mit echten Daten deshalb über einen Webserver im Intranet oder starten Sie den Browser mit einem eigenen Profilordner nur für die Urlaubsmaschine, unter Windows etwa mit msedge.exe --user-data-dir=C:\Urlaubsmaschine\Profil.


Meldeweg „Abwesenheit melden“ einschalten

Im Paket ist der Knopf „Abwesenheit melden“ ausgeschaltet. Mit ihm melden Beschäftigte eine Abwesenheit ohne Genehmigung und ohne Grund. Entscheiden Sie im Haus, ob dieser Weg gelten soll, siehe Abschnitt „Vor dem Einsatz im eigenen Haus“. Zum Einschalten öffnen Sie urlaubsmaschine.html in einem Texteditor, suchen die Zeile mit "meldeweg": false und ändern sie in "meldeweg": true. Speichern Sie die Datei mit der Kodierung UTF-8. Danach stimmt die Prüfsumme der Datei nicht mehr mit SHA256SUMS überein. Halten Sie die Änderung deshalb mit Datum fest. Unabhängig vom Schalter zeigt die App gemeldete Abwesenheiten aus einer geladenen Tabelle für alle anderen nur als „abwesend“.


Vor dem Einsatz im eigenen Haus

Diese App verarbeitet Daten zu Urlaub und Abwesenheit von Beschäftigten. Das sind Personendaten. Klären Sie vor dem Einsatz:

  Beschäftigtenvertretungen. Binden Sie den Personalrat oder Betriebsrat ein (oder die entsprechende Vertretung in Ihrem Haus). Binden Sie auch die Schwerbehindertenvertretung und die Frauen- oder Gleichstellungsvertretung ein, soweit es sie bei Ihnen gibt. Programme, die Abwesenheiten von Beschäftigten erfassen und auswerten können, sind häufig beteiligungspflichtig. Schon die Möglichkeit zur Auswertung kann genügen, die Absicht des Hauses zählt nicht. Beginnen Sie damit vor dem ersten Einsatz, auch vor einem Test mit echten Daten.

  Datenschutz. Binden Sie die oder den Datenschutzbeauftragten ein. Prüfen Sie, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist.

  Gesundheit. Die App zeigt keine Gründe für Abwesenheit. Auch eine gemeldete Abwesenheit kann auf Krankheit schließen lassen. Entscheiden Sie, ob Sie diesen Meldeweg einschalten. Tragen Sie nie Diagnosen ein.

  Zugriff. Die App hat keine Anmeldung. Regeln Sie, wer den Rechner und die Excel-Dateien nutzen darf.

  Fristen. Legen Sie fest, wie lange Sie Daten speichern und wann Sie sie löschen.

Laden Sie echte Daten erst, wenn diese Punkte geklärt sind. Dieser Hinweis ist keine Rechtsberatung.


Aufbau der Excel-Tabelle

Die Tabelle hat die Blätter Anleitung, Organisation, Mitarbeitende, Abwesenheiten und Einstellungen. Füllen Sie sie in dieser Reihenfolge aus. In jedem Blatt steht in Zeile 1 die Kopfzeile, die Daten beginnen in Zeile 2. Die graue Beispielzeile der Vorlage überspringt die App, solange Sie sie nicht ändern. Datumsangaben schreiben Sie als TT.MM.JJJJ. Die Vorlage erklärt jede Spalte im Blatt „Anleitung“ und als Kommentar an der Kopfzeile.

Blatt Organisation

  Kürzel der Einheit (kuerzel), Pflicht. Das kurze Zeichen einer Einheit. Es kommt in jeder Zeile genau einmal vor. Buchstaben, Ziffern und Bindestrich, ohne Leerzeichen. Beispiel: BSP-1
  Bezeichnung (bezeichnung), Pflicht. Der ausgeschriebene Name der Einheit. Beispiel: Referat BSP-1 Beispielaufgaben
  Übergeordnete Einheit (uebergeordnet), freiwillig. Das Kürzel der Einheit, zu der diese gehört. Bei der obersten Einheit bleibt das Feld leer. Sonst ein Kürzel aus derselben Spalte „kuerzel“. Beispiel: BSP
  Typ (typ), Pflicht. Welche Stufe die Einheit hat. leitung, abteilung oder referat Beispiel: referat Engpässe rechnet die Urlaubsmaschine je Referat.
  Sortierung (sortierung), freiwillig. In welcher Reihenfolge die Einheit in Listen steht. Eine Zahl, kleinere Zahlen stehen weiter oben. Beispiel: 30

Blatt Mitarbeitende

  Kennung der Person (mitarbeiter_id), Pflicht. Ein eindeutiges Zeichen je Person. Das Blatt Abwesenheiten verweist darauf. Frei wählbar, ohne Leerzeichen. Keine Personalnummer aus anderen Verfahren nötig. Beispiel: BSP-P1
  Name (anzeigename), Pflicht. So erscheint die Person im Kalender. Beispiel: Anna Beispiel
  Einheit (einheit), Pflicht. Das Kürzel der Einheit, in der die Person arbeitet. Ein Kürzel aus dem Blatt Organisation. Beispiel: BSP-1
  Funktion (funktion), Pflicht. Welche Aufgabe die Person in der Einheit hat. sachbearbeitung, referatsleitung, abteilungsleitung, hausleitung oder stab Beispiel: sachbearbeitung
  Kennung der vorgesetzten Person (vorgesetzte_id), freiwillig. Wer die Anträge dieser Person genehmigt. Eine Kennung aus der Spalte mitarbeiter_id. Nur bei der obersten Leitung bleibt das Feld leer. Beispiel: BSP-P0
  Teilzeit (teilzeitmodell), freiwillig. An welchen Wochentagen die Person regelmäßig frei hat. vollzeit oder frei: mit den freien Tagen MO, DI, MI, DO, FR, durch Komma getrennt, leer heißt vollzeit. Beispiel: frei:MO,FR Freie Teilzeittage zählen nie als Urlaub und nicht in der Besetzung.
  Urlaubsanspruch (urlaubsanspruch), Pflicht. Urlaubstage je Kalenderjahr. Eine ganze Zahl zwischen 0 und 60. Beispiel: 30
  Resturlaub aus dem Vorjahr (resturlaub_vorjahr), freiwillig. Urlaubstage, die aus dem Vorjahr übrig sind. Eine ganze Zahl, leer heißt 0. Beispiel: 3 Er zählt nur im Urlaubsjahr aus dem Blatt Einstellungen.
  Aktiv (aktiv), freiwillig. Ob die Person im Kalender erscheint. ja oder nein, leer heißt ja. Beispiel: ja

Blatt Abwesenheiten

  Kennung des Eintrags (antrag_id), freiwillig. Ein eindeutiges Zeichen je Zeile. Leer lassen, dann vergibt die Urlaubsmaschine eine Kennung. Beispiel: BSP-A1
  Kennung der Person (mitarbeiter_id), Pflicht. Die Person, die abwesend ist. Eine Kennung aus dem Blatt Mitarbeitende. Beispiel: BSP-P1
  Art (art), Pflicht. Was für eine Abwesenheit es ist. urlaub, fortbildung, dienstreise, sonderurlaub oder abwesend_gemeldet Beispiel: urlaub abwesend_gemeldet ist eine Abwesenheit ohne Grund und ohne Genehmigung. Sie zählt in der Besetzung, nicht im Urlaubskonto.
  Erster Tag (von), Pflicht. Der erste Tag der Abwesenheit. Ein Datum als TT.MM.JJJJ. Beispiel: 02.08.2027
  Letzter Tag (bis), Pflicht. Der letzte Tag der Abwesenheit, nicht der Tag der Rückkehr. Ein Datum als TT.MM.JJJJ, gleich oder nach dem ersten Tag. Beispiel: 06.08.2027
  Status (status), Pflicht. Wo der Eintrag steht. beantragt, genehmigt oder abgelehnt. Bei abwesend_gemeldet steht gemeldet. Beispiel: genehmigt In der Besetzung zählen nur genehmigte und gemeldete Einträge.
  Entschieden von (entschieden_von), freiwillig. Die Kennung der Person, die genehmigt oder abgelehnt hat. Leer lassen, solange der Antrag offen ist. Beispiel: BSP-P0
  Angelegt am (angelegt_am), freiwillig. Wann der Eintrag entstanden ist. Ein Datum als TT.MM.JJJJ, das Feld darf leer bleiben. Beispiel: 15.06.2027
  Bemerkung (bemerkung), freiwillig. Ein freiwilliger kurzer Hinweis zum Antrag, höchstens 200 Zeichen. Bei abwesend_gemeldet bleibt das Feld immer leer. Die Urlaubsmaschine liest dort nichts ein. Beispiel: Vertretung ist abgesprochen

Blatt Einstellungen

  Name der Organisation (organisation), freiwillig. Erscheint im Kopf der Seite und auf dem Ausdruck. Beispiel: Amt für Beispielwesen
  Bundesland (bundesland), freiwillig. Nach welchem Land Feiertage berechnet werden. Das Kürzel des Landes, etwa BE, BB, BY oder NW, leer heißt BE. Beispiel: NW
  Mindestbesetzung (mindestbesetzung_prozent), freiwillig. Wie viel Prozent eines Referats an einem Arbeitstag mindestens da sein sollen. Eine Zahl zwischen 0 und 100, leer heißt 60. Beispiel: 60
  Urlaubsjahr (urlaubsjahr), freiwillig. Das Jahr, zu dem der Resturlaub aus dem Blatt Mitarbeitende gehört. Eine Jahreszahl, leer heißt das laufende Jahr. Beispiel: 2027
  Stand (stand), freiwillig. Wann die Tabelle zuletzt gepflegt wurde. Erscheint im Fuß und auf dem Ausdruck. Ein Datum als TT.MM.JJJJ. Beispiel: 20.10.2026


Anhang: alle Bedienelemente der App

Jedes Eingabefeld, jede Spaltenüberschrift und jeder Fachbegriff der App hat ein Fragezeichen. Ein Klick, ein Tippen oder die Eingabetaste öffnet die Erklärung, Esc schließt sie. Knöpfe, die für sich sprechen, haben kein Fragezeichen. Ihre Erklärung steht hier und wird mit dem Screenreader vorgelesen.

  Rolle. Aus wessen Sicht Sie die Urlaubsmaschine bedienen. Jede Rolle sieht nur, was sie für ihre Arbeit braucht. Wählen Sie „Ich beantrage“, wenn Sie Urlaub eintragen wollen, „Ich genehmige“ als Referatsleitung und „Ich plane“ für den Überblick über alle Referate. Unter „Daten“ laden und sichern Sie Tabellen. Beispiel: Eine Referatsleitung wählt „Ich genehmige“ und sieht die offenen Anträge ihres Referats. Der Wechsel verändert keine Daten.
  Sie sind. Die Person, als die Sie die Urlaubsmaschine gerade bedienen. Eine Anmeldung gibt es nicht, die Auswahl ist eine Ansicht und kein Zugriffsschutz. Wählen Sie einen Namen aus der Liste. Die Namen stehen nach Referat geordnet. Beispiel: Wählen Sie eine Person aus dem Referat, das Sie ansehen wollen. „Ich genehmige“ zeigt danach die Vorgesetzte oder den Vorgesetzten dieser Person.
  Abteilung. Welche Abteilung Sie ansehen. „Gesamthaus“ zeigt alle Referate. Wählen Sie eine Abteilung oder das Gesamthaus. Beispiel: Abteilung II Die Liste daneben zeigt dann nur die Referate dieser Abteilung.
  Referat. Welches Referat der gewählten Abteilung Sie ansehen. Wählen Sie ein Referat. „Ganze Abteilung“ zeigt alle Referate der Abteilung untereinander. Beispiel: II-3 Sie sehen dann die Werte je Tag für dieses Referat. Namen erscheinen in der Planung nie.
  Ebene. Der Pfad über der Liste zeigt, wo Sie gerade sind, zum Beispiel Gesamthaus › Abteilung IV › Referat IV-4. Klicken Sie auf Gesamthaus oder auf die Abteilung, um eine Stufe zurückzugehen.
  Ansicht. Wie viel Zeit Sie auf einmal sehen. Tag zeigt eine Liste, Woche und Monat ein Raster, Jahr eine Übersicht je Kalenderwoche. Beispiel: Für die Sommerplanung eignet sich der Monat.
  Zurück. Springt einen Zeitraum zurück. Je nach Ansicht ist das ein Tag, eine Woche, ein Monat oder ein Jahr. Beispiel: In der Monatsansicht führt ein Klick vom August zum Juli.
  Vor. Springt einen Zeitraum vor. Je nach Ansicht ist das ein Tag, eine Woche, ein Monat oder ein Jahr. Beispiel: In der Wochenansicht führt ein Klick zur nächsten Woche, von Montag bis Sonntag.
  Heute. Springt zurück zum heutigen Datum. Beispiel: Wer im nächsten Sommer geblättert hat, kommt mit einem Klick in den laufenden Monat zurück.
  Drucken. Druckt die aktuelle Ansicht auf A4 quer. Wählen Sie im Druckfenster Ihres Browsers einen Drucker oder „Als PDF sichern“. Beispiel: Der Monat eines Referats passt mit allen Tagen auf eine Seite. Bedienelemente und Hilfe-Symbole erscheinen nicht auf dem Papier.
  Monat wählen. Springt direkt zu einem Monat, ohne zu blättern. Wählen Sie Monat und Jahr aus der Liste. Beispiel: August 2027 für die Sommerplanung. In den Ansichten Tag und Woche beginnt die Anzeige am Ersten des Monats.
  Name suchen. Filtert den Kalender nach Namen. Geben Sie mindestens zwei Buchstaben eines Vor- oder Nachnamens ein. Beispiel: „ann“ findet Anna und Johanna. Leeren Sie das Feld, dann sehen Sie wieder alle.
  Urlaub beantragen. Öffnet das Formular für einen neuen Antrag. Geben Sie danach Art, ersten und letzten Tag ein. Beispiel: Eine Woche Sommerurlaub vom 02.08.2027 bis 06.08.2027. Der Antrag geht an Ihre Referatsleitung und steht bis zur Entscheidung als „beantragt“ im Kalender.
  Abwesenheit melden. Für eine Abwesenheit, die Sie nicht planen konnten. Ohne Genehmigung. Sie geben keinen Grund an. Geben Sie den ersten und den letzten Tag ein. Beispiel: Sie sind von Montag bis Mittwoch nicht im Dienst. Im Kalender sehen alle anderen nur „abwesend“. Ihr Urlaubskonto bleibt gleich.
  Art. Was für eine Abwesenheit Sie beantragen. Wählen Sie Urlaub, Fortbildung, Dienstreise oder Sonderurlaub. Beispiel: Für eine dreitägige Schulung wählen Sie Fortbildung. Nur Urlaub wird vom Urlaubskonto abgezogen.
  Erster Tag. Ihr erster freier Tag. Geben Sie das Datum ein oder wählen Sie es im Kalender des Feldes. Beispiel: 02.08.2027
  Letzter Tag. Ihr letzter freier Tag. Der Tag, an dem Sie wiederkommen, gehört nicht dazu. Geben Sie das Datum ein oder wählen Sie es im Kalender des Feldes. Beispiel: Für die Woche ab Montag, 02.08.2027, ist das Freitag, der 06.08.2027. Unter dem Formular steht sofort, wie viele Arbeitstage das sind und wie viel Urlaub danach bleibt.
  Bemerkung. Ein freiwilliger Hinweis an Ihre Referatsleitung, höchstens 200 Zeichen. Schreiben Sie nur, was Ihre Referatsleitung für die Entscheidung wissen muss. Private Gründe gehören nicht hinein. Beispiel: „Die Vertretung ist mit dem Kollegen am Nachbartisch abgesprochen.“
  Antrag absenden. Schickt den Antrag an Ihre Referatsleitung. Bis zur Entscheidung steht er als „beantragt“ im Kalender. Das Urlaubskonto ändert sich erst mit der Genehmigung.
  Abbrechen. Schließt das Formular, ohne etwas zu speichern.
  Erster Tag. Der erste Tag, an dem Sie nicht im Dienst sind. Geben Sie das Datum ein oder wählen Sie es im Kalender des Feldes. Beispiel: Montag, der heutige Tag
  Letzter Tag. Der letzte Tag, an dem Sie voraussichtlich nicht im Dienst sind. Wenn Sie es noch nicht wissen, geben Sie Ihre beste Schätzung ein und ändern Sie die Meldung später. Beispiel: Mittwoch derselben Woche
  Abwesenheit melden. Die Abwesenheit steht sofort im Kalender. Ohne Genehmigung. Sie geben keinen Grund an. Sie sehen die Meldung unter „Meine Einträge“ und können sie dort zurücknehmen, etwa um einen anderen Zeitraum zu melden.
  Rückgängig. Nimmt Ihre letzte Entscheidung zurück. Der Antrag steht danach wieder offen in der Liste.
  Excel laden. Lädt eine eigene Excel-Tabelle in die Urlaubsmaschine. Die Datei bleibt auf Ihrem Rechner. Nehmen Sie die ausgefüllte Vorlage. Fehler meldet die Urlaubsmaschine mit Blatt, Zeile und Spalte. Beispiel: urlaubsplanung-2027.xlsx Die bisher angezeigten Daten werden ersetzt. Sichern Sie Ihren Stand vorher mit „Excel speichern“.
  Excel speichern. Speichert alle Daten mit Ihren Änderungen als Excel-Datei auf Ihrem Rechner. Legen Sie die Datei an einem Ort ab, der gesichert wird. Die Datei ist nicht verschlüsselt. Wer sie öffnen kann, sieht alle Namen und Abwesenheiten.
  Änderungen verwerfen. Verwirft alle Anträge und Entscheidungen, die Sie seit dem Laden gemacht haben. Klicken Sie zweimal, der erste Klick fragt nach und der zweite verwirft. Danach sind wieder die geladenen Daten zu sehen. Das lässt sich nicht rückgängig machen.
  Gespeicherte Daten löschen. Löscht den Stand, den die Urlaubsmaschine im Browser auf diesem Gerät gespeichert hat. Nutzen Sie den Knopf, wenn die Urlaubsmaschine meldet, dass sie den gespeicherten Stand nicht lesen kann. Danach ist die Musterbehörde geladen. Eine eigene Tabelle laden Sie unter „Daten“ neu, am besten aus Ihrer letzten gesicherten Excel-Datei.
  Einleitung. Zeigt die kurze Einführung in die Urlaubsmaschine noch einmal.
  Einleitung schließen. Blendet die Einführung aus. Sie erscheint beim nächsten Öffnen nicht mehr. Über „Einleitung“ holen Sie sie jederzeit zurück.
  Für den eigenen Betrieb herunterladen. Lädt ein ZIP-Paket für den Einsatz in Ihrem Haus. Es läuft ohne Internet auf einem Rechner oder im eigenen Intranet. Entpacken Sie das Paket und lesen Sie zuerst die Betriebsanleitung. Im Paket liegen die App, eine leere Excel-Vorlage, eine Beispieltabelle und die Anleitung.
  Vorlage herunterladen. Lädt eine leere Excel-Tabelle mit den richtigen Blättern und Spalten. Füllen Sie die Blätter Organisation, Mitarbeitende und Abwesenheiten in dieser Reihenfolge aus und laden Sie die Datei über „Excel laden“. Jede Spalte ist in der Vorlage erklärt, im ersten Blatt „Anleitung“ und als Kommentar an der Kopfzeile. In Zeile 2 steht eine Beispielzeile, die beim Laden übersprungen wird.
  Musterbehörde neu laden. Lädt die erfundene Musterbehörde mit rund 700 Personen neu. Eine geladene eigene Tabelle wird dabei ersetzt. Sichern Sie sie vorher mit „Excel speichern“.
  Bundesland. Nach welchem Bundesland Feiertage berechnet werden. Feiertage zählen nicht als Arbeitstage. Wählen Sie das Land, in dem Ihre Dienststelle liegt. Beispiel: Berlin Schulferien zeigt die Urlaubsmaschine nur für Länder, deren Ferientermine hinterlegt sind. Feiertage, die nur in einzelnen Gemeinden gelten, fehlen.
  Mindestbesetzung. Wie viele Leute eines Referats an einem Arbeitstag mindestens da sein sollen, in Prozent. Geben Sie eine Zahl zwischen 0 und 100 ein. Bei 0 meldet die Urlaubsmaschine keine Engpässe. Beispiel: 60 heißt, von 20 Leuten sollen mindestens 12 da sein. Darunter meldet die Urlaubsmaschine einen Engpass. Die Jahresübersicht stuft ihre Farben neu ab.
  Nur Engpässe. Blendet Referate ohne Engpass im gewählten Zeitraum aus. Die Liste bleibt nach Engpasstagen und knappstem Tag sortiert.
  Name. Die Personen im Referat, alphabetisch. Beispiel: „(Sie)“ markiert Ihre eigene Zeile.
  Status. Ob die Person an diesem Tag da ist. Kolleginnen und Kollegen sehen nur „da“ oder „abwesend“. Die Art sehen nur Sie selbst und Ihre Referatsleitung.
  Tage. Eine Spalte je Tag. Das Kürzel in der Zelle sagt, warum jemand fehlt. Beispiel: U Urlaub, F Fortbildung, D Dienstreise, S Sonderurlaub, A abwesend, T Teilzeit frei. Bei Kolleginnen und Kollegen steht für jede Abwesenheit A, ohne Art. Gestrichelt umrandet heißt beantragt und noch nicht entschieden. Schraffierte Tage sind Feiertage. Ein „!“ im Kopf heißt, an diesem Tag ist die Mindestbesetzung unterschritten.
  Tage als Liste. Auf schmalen Bildschirmen steht der Kalender als Liste, eine Zeile je Tag mit Ihrem Eintrag und der Zahl der Abwesenden. Tippen Sie auf einen Tag, dann sehen Sie, wer an diesem Tag fehlt. Ein „!“ heißt, an diesem Tag ist die Mindestbesetzung unterschritten.
  Ferien. Schulferien im gewählten Bundesland. In diesen Wochen nehmen viele Eltern Urlaub. Für Länder ohne hinterlegte Ferientermine bleibt die Zeile leer.
  Anwesend. Wie viele Leute an diesem Tag da sind. Gezählt werden genehmigte Abwesenheiten und Meldungen, offene Anträge noch nicht. Beispiel: 14 heißt, 14 der eingeplanten Personen sind an diesem Tag da. Wie viele eingeplant sind, zeigt „Ich plane“ in der Ansicht des Referats. Ein „!“ heißt, die Mindestbesetzung ist unterschritten.
  Referat. Das Referat, für das die Zeile gilt. Klicken Sie auf den Namen oder die Zeile, um das Referat mit den Werten je Tag zu öffnen.
  Abteilung. Zu welcher Abteilung das Referat gehört.
  Engpasstage. An wie vielen Arbeitstagen im Zeitraum weniger Leute da sind, als die Mindestbesetzung verlangt. Beispiel: 15 heißt, an 15 Arbeitstagen ist das Referat unterbesetzt.
  Knappster Tag. Der Arbeitstag mit dem geringsten Anteil anwesender Personen und dieser Anteil. Beispiel: 50 % am 04.08.2027 heißt, an diesem Tag ist nur die Hälfte da. Die Liste ist zuerst nach der Zahl der Engpasstage sortiert und danach nach diesem Wert. Ein Klick auf die Zeile öffnet das Referat.
  Anwesend im Schnitt. Der durchschnittliche Anteil anwesender Personen über alle Arbeitstage des Zeitraums. Beispiel: 86 % heißt, an einem durchschnittlichen Arbeitstag sind 86 von 100 eingeplanten Personen da. Der Durchschnitt kann gut aussehen, obwohl einzelne Tage knapp sind. Darum stehen Engpasstage und knappster Tag davor.
  Anwesend. Wie viele der eingeplanten Personen an diesem Tag da sind, in Prozent und als Kopfzahl. Beispiel: 65 % (13/20) Wer laut Teilzeit an diesem Tag frei hat, zählt nicht mit.
  Datum. Ein Arbeitstag im gewählten Zeitraum. Wochenenden und Feiertage fehlen, weil an ihnen niemand eingeplant ist.
  Hinweis. Ein „!“ markiert einen Engpass. An diesem Tag sind weniger Leute da, als die Mindestbesetzung verlangt.
  Kalenderwochen. Eine Spalte je Kalenderwoche. Die Zahl ist der Anteil anwesender Personen im Schnitt der Arbeitstage dieser Woche. Beispiel: Bei 60 % Mindestbesetzung ist eine Woche mit 62 dunkelgrau und eine mit 95 weiß. Je dunkler die Zelle, desto näher liegt die Woche an der Mindestbesetzung. Gelb hinterlegt mit „!“ heißt, an mindestens einem Tag der Woche ist die Mindestbesetzung unterschritten.
  Jahr. Das Urlaubsjahr, für das die Zeile gilt.
  Anspruch mit Rest. Ihre Urlaubstage für das Jahr. Im ersten Jahr sind die Resttage aus dem Vorjahr schon dazugezählt. Beispiel: 30 Tage Anspruch und 2 Tage Rest ergeben 32.
  Genommen. Genehmigte Urlaubstage in diesem Jahr. Gezählt werden nur Arbeitstage. Wochenenden, Feiertage und freie Teilzeittage zählen nicht.
  Verbleibend. So viele Urlaubstage sind noch übrig. Beantragte, aber noch nicht genehmigte Tage sind hier noch nicht abgezogen.
  Nach offenen Anträgen. So viele Urlaubstage bleiben, wenn Ihre noch offenen Urlaubsanträge genehmigt werden. Beispiel: Verbleibend 13 und ein offener Antrag über 5 Tage ergeben 8. Lehnt die Referatsleitung einen Antrag ab, gilt wieder die Zahl unter „Verbleibend“.
  Person. Wer den Antrag gestellt hat oder um wessen Konto es geht.
  Art. Urlaub, Fortbildung, Dienstreise, Sonderurlaub oder eine gemeldete Abwesenheit. Eine gemeldete Abwesenheit nennt keinen Grund.
  Zeitraum. Erster und letzter Tag der Abwesenheit.
  Arbeitstage. Wie viele Arbeitstage im Zeitraum liegen. Wochenenden, Feiertage und freie Teilzeittage zählen nicht.
  Status. Wo der Antrag steht. Beispiel: „beantragt“ wartet auf die Referatsleitung, „genehmigt“ und „abgelehnt“ sind entschieden, „gemeldet“ braucht keine Entscheidung.
  Aktion. Was Sie mit dem Eintrag noch tun können. „Zurücknehmen“ löscht einen offenen Antrag oder eine Meldung. Entschiedene Anträge kann nur die Referatsleitung ändern.
  Konto danach. Wie viele Urlaubstage der Person bleiben, wenn Sie den Antrag genehmigen. Eine negative Zahl heißt, der Antrag geht über den Anspruch hinaus.
  Besetzung. Der Anteil anwesender Personen am knappsten Tag im Zeitraum des Antrags, gerechnet so, als wäre der Antrag schon genehmigt. Beispiel: 41 % am 13.08. heißt, an diesem Tag wären 41 von 100 eingeplanten Personen da. Ein „!“ heißt, mit dieser Genehmigung wäre die Mindestbesetzung unterschritten. Dann fragt die Urlaubsmaschine beim Genehmigen noch einmal nach.
  Entscheidung. Hier genehmigen oder lehnen Sie den Antrag ab. Nach der Genehmigung zählen die Tage im Urlaubskonto. Führt der Antrag zu einem Engpass oder über das Konto hinaus, fragt die Urlaubsmaschine einmal nach. Beide Entscheidungen lassen sich sofort rückgängig machen.
  Blatt. Das Tabellenblatt der Excel-Datei, in dem der Fehler steht.
  Zeile. Die Zeilennummer, wie Excel sie links anzeigt.
  Spalte. Die Überschrift der Spalte in Zeile 1.
  Was zu tun ist. Was an dieser Stelle fehlt oder nicht passt und wie Sie es korrigieren.
  Antrag ausprobieren. Öffnet in der erfundenen Musterbehörde das Antragsformular einer Beschäftigten im Reiter „Ich beantrage“. Eine Meldung sagt, als wer Sie die Urlaubsmaschine gerade bedienen. Nach dem Absenden entscheiden Sie den Antrag unter „Ich genehmige“.
  Engpass im Beispiel zeigen. Öffnet „Ich plane“ für den laufenden Monat und zeigt nur die Referate, in denen an einzelnen Tagen zu wenige Leute da sind. Ein Klick auf ein Referat zeigt die einzelnen Tage.
  Eigene Daten laden. Öffnet den Reiter „Daten“. Dort holen Sie die Vorlage und laden Ihre ausgefüllte Excel-Tabelle.
  Prüfsumme anzeigen. Zeigt die SHA-256-Prüfsumme des ZIP-Pakets. Vergleichen Sie sie nach dem Herunterladen mit der Prüfsumme Ihrer Datei, etwa mit certutil -hashfile unter Windows oder shasum -a 256 unter macOS und Linux. Stimmen beide überein, ist das Paket unverändert angekommen.
  Sie genehmigen als. Die Referatsleitung oder andere vorgesetzte Person, als die Sie Anträge entscheiden. Eine Anmeldung gibt es nicht, die Auswahl ist eine Ansicht und kein Zugriffsschutz. Wählen Sie einen Namen. Die Liste zeigt nur Personen, denen jemand unterstellt ist. Beispiel: Nach einem Antrag unter „Ich beantrage“ ist hier schon die zuständige Referatsleitung gewählt. Sie sehen die offenen Anträge und Urlaubskonten der Personen, für die diese Person zuständig ist.


Lizenzen

Die Urlaubsmaschine steht unter der Open-Source-Lizenz für die Europäische Union, Version 1.2 (EUPL-1.2), den amtlichen deutschen Lizenztext enthält die Datei LIZENZ-EUPL-1.2.txt in diesem Paket. Die eingebetteten Schriften DM Sans und DM Mono stehen getrennt davon unter der SIL Open Font License 1.1, ihre Lizenztexte liegen im Ordner lizenzen. Symbole und Programmcode der App enthalten keine Teile Dritter.

