Ein Organigramm aktuell zu halten ist lästig. Jede Umbenennung, jeder Personalwechsel heißt sonst, das Schaubild von Hand nachzuziehen, Kästen zu verschieben und Linien neu zu setzen. Dieses Werkzeug dreht die Reihenfolge um. Sie pflegen eine Excel-Tabelle, eine Zeile je Einheit, und das Schaubild entsteht daraus.
Alles läuft in Ihrem Browser auf diesem Rechner, es wird keine Datei hochgeladen und nichts übertragen. Am Ende steht eine DIN-A3-Seite quer, die Sie über die Druckfunktion des Browsers als PDF sichern oder als PNG- und SVG-Datei herunterladen, etwa zum Einfügen in Word oder PowerPoint. Auch das Logo im Blattkopf lässt sich gegen das eigene Haus-Logo tauschen. Neu ist an dem Ganzen nur eine Sache, nämlich wie die Tabelle aufgebaut sein muss. Das steht weiter unten, Spalte für Spalte.
Vorlage herunterladen
Laden Sie die Beispiel-Excel. Sie bringt beide Tabellenblätter fertig eingerichtet mit und einen erfundenen Datensatz, den Sie überschreiben.
In Excel ausfüllen
Tragen Sie Ihre Einheiten ein, eine Zeile je Stelle. Wie die Spalten belegt werden, erklärt der Abschnitt darunter.
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Ziehen Sie die fertige Datei in das Feld am Seitenende oder wählen Sie sie aus. Das Schaubild erscheint sofort und lässt sich als PDF drucken.
Das Blatt „Organigramm“
Die Datei hat zwei Tabellenblätter. Das wichtigere heißt „Organigramm“. Jede Organisationseinheit steht dort in einer eigenen Zeile, die erste Zeile ist die Kopfzeile mit den Spaltennamen. Vier Spalten müssen ausgefüllt sein, die übrigen sind freiwillig.
| Spalte | Pflicht | Bedeutung |
|---|---|---|
| Kürzel | Pflicht | Eindeutiges Stellenzeichen der Einheit, etwa Z, Z A oder Z A 1. Andere Zeilen verweisen über dieses Kürzel auf die Einheit, deshalb darf es kein zweites Mal vorkommen. |
| Bezeichnung | Pflicht | Der ausgeschriebene Name der Einheit. |
| Übergeordnet | Pflicht | Das Kürzel der Einheit, unter der diese Zeile hängt. Leer lassen macht die Zeile zur obersten Einheit. Genau eine Zeile bleibt leer. |
| Typ | Pflicht | Die Art der Einheit, siehe Abschnitt „Die Spalte Typ“ weiter unten. Leer gilt als Referat. |
| Leitung | optional | Name der leitenden Person. |
| Funktion | optional | Funktionsbezeichnung oder Zusatz zur Person. |
| Zusatzinfo | optional | Freitext, etwa Telefonnummer oder Standort. |
| Sortierung | optional | Eine Zahl, die die Reihenfolge unter gleichrangigen Einheiten steuert. Ohne Angabe rutscht die Zeile ans Ende. |
| Anzeigen | optional | nein blendet die Zeile aus, ohne sie zu löschen. Auch no, 0 und false wirken so. |
Wie die Hierarchie entsteht
Die Ebenen ergeben sich allein aus der Spalte „Übergeordnet“. Dort steht das Kürzel der Einheit, unter der eine Zeile hängt. Bleibt das Feld leer, ist die Zeile die Spitze des Hauses, und leer sein darf genau eine Zeile. Ein kleines Beispiel mit drei Zeilen zeigt das.
| Kürzel | Bezeichnung | Übergeordnet | Typ |
|---|---|---|---|
| Z | Behördenleitung | (leer) | Leitung |
| Z A | Abteilung A | Z | Abteilung |
| Z A 1 | Referat A 1 | Z A | Referat |
„Z A“ trägt unter „Übergeordnet“ das Kürzel „Z“ und hängt damit unter der Leitung. „Z A 1“ zeigt auf „Z A“ und rutscht eine Ebene tiefer. Nach diesem Muster bauen Sie beliebig viele Ebenen, indem jede Zeile auf das Kürzel ihrer übergeordneten Einheit verweist.
Die Spalte „Typ“
Der Typ entscheidet, wie ein Kasten aussieht, ob als Leitungsebene, als Abteilung, als Referat oder als abgesetzte Stelle am Rand des Schaubilds. Bleibt die Spalte leer, wird die Zeile als Referat gezeichnet. „Leitung“ ohne Eintrag unter „Übergeordnet“ ist die Behördenspitze, „Leitung“ mit einem Eintrag eine Leitungsebene darunter, etwa die Staatssekretärin. Diese acht Werte sind erlaubt.
Das Blatt „Einstellungen“
Das zweite Blatt steuert die Kopf- und Fußzeile des fertigen Schaubilds. Es ist eine schlichte Liste aus Schlüssel und Wert, der Schlüssel steht in Spalte A, der Wert daneben in Spalte B. Vier Schlüssel werden erkannt.
| Schlüssel | Wirkung |
|---|---|
| Titel | Die Überschrift oben auf dem Blatt. |
| Untertitel | Die Zeile direkt darunter. |
| Stand | Das Datum, das im Kopf rechts erscheint. |
| Fusszeile | Der Text am unteren Rand des Blatts. |
Drei Fehler, die das Werkzeug abfängt
Beim Einlesen prüft das Werkzeug die Tabelle und meldet sich, wenn etwas nicht zusammenpasst. Jedes Kürzel muss eindeutig sein, keins darf doppelt vorkommen. Jeder Eintrag unter „Übergeordnet“ muss auf ein Kürzel zeigen, das es in der Tabelle auch gibt, sonst hängt die Zeile im Leeren. Und es darf nur eine Wurzel geben, also genau eine Zeile mit leerem Feld „Übergeordnet“, ohne Ringbezug, bei dem sich zwei Einheiten gegenseitig als übergeordnet führen.
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Ziehen Sie Ihre fertige Excel-Datei in das Feld oder wählen Sie sie aus. Sie bleibt auf diesem Rechner, es wird nichts übertragen. Das Schaubild erscheint sofort an der Stelle des Beispiels weiter unten.
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